在庫管理術

棚卸表｜棚卸表の作り方や作成のタイミングを解説！楽して正確に棚卸を実施

棚卸表とは

棚卸表とは在庫管理表の種類の一つで、棚卸の際に数量や金額などを一覧にして記入する表のことを指します。
棚卸表を作成することで棚卸の結果を文書に記録して残すことができるため、在庫の状態を知りたい際や発注の仕方を評価する際などに役立てることができます。

棚卸表は確定申告に必要な書類です。棚卸商品の明細書ともいえる棚卸表を元に棚卸金額を求め、そこから企業の利益や税金を計算していきます。
棚卸表は確定申告書を作成した後も、決められた期間保存する義務があります。税務署に提出する必要はありませんが、期間内は税務署から求められた際に提示できるようにしておきます。

▼保存期限

青色申告：その事業年度の確定申告書提出期限の翌日から7年
白色申告：その事業年度の確定申告書提出期限の翌日から5年

実地棚卸では、棚卸表とあわせて棚卸の時に在庫の個数や状態をメモした原始記録の保管も必要です。

棚卸表を作成するタイミング

棚卸表を作成するタイミングは、棚卸の後。
「月末毎に」、「半期に1度」など、棚卸の頻度や時期は企業によってまちまちですが、決算時期には必ず棚卸は実施する決まりになっています。

棚卸表の作り方

棚卸表を作成するために、まず棚卸をおこない製品や備品の棚卸高を調べます。
棚卸のやり方は大きく分けて２つ。

2種類の棚卸方法

帳簿棚卸：帳簿の上での在庫を計算する方式
実地棚卸：現物の在庫を数える方式

実地棚卸と帳簿棚卸では棚卸表の記録の仕方が異なります。なぜなら、実地棚卸の際は在庫全てについて、帳簿棚卸の際は出し入れした在庫のみに関しての記録を行うからです。
実地棚卸・帳簿棚卸ともに、記録する内容は以下の項目です。
必要項目がもれなく記載されているかチェックしましょう。

▼記入項目

棚卸実施日
商品コード
品名
数量
在庫単価
在庫金額
在庫状態

在庫の中には、販売前に型崩れや破損し、仕入れ時より価値が下がるものが出てきます。棚卸の際は数量と合わせて在庫状態もチェックし記録を残しておきましょう。
棚卸表に決められた書式は特にありません。手書きで作成してもExcelを使ったテンプレートを活用してもよいでしょう。

棚卸表を作成するメリット

棚卸表作成のメリット

棚卸表は決算に必要なので作成するという企業が多いのですが、作成することで明らかになることもあります。
棚卸を行うことで過剰な在庫や売り逃がしに気付きやすくなり、社内の在庫量を適切に管理しようという意識につながります。

また帳簿の数字と棚卸の結果に差異が出た場合は、実際の在庫に帳簿の数字をあわせる「すり合わせ」の作業を行います。
棚卸差異が出た原因を調査する機会が生まれるため、万一、社内で不正があれば発見し、在庫の出し入れの管理体制に問題があれば見直すことができます。

棚卸表作成業務を楽にするには

正確な棚卸表を作成するポイントは2つ。

棚卸を正確におこなう
日々在庫の変動を正確に記録する

棚卸での在庫カウント間違いや、商品の出荷記録漏れなど在庫管理にはヒューマンエラーがつきものです。
こまめな棚卸を行いたくても、棚卸にかかる時間や労力を考えるとやりたくてもできないという企業も多いのではないでしょうか。手動による棚卸の回数を減らしつつ、在庫を棚卸差異を出さずに適切に管理するには、信頼できる在庫管理システムの導入がおすすめです。
棚卸表作成にかかる手間と時間を大幅に削減することができます。

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