在庫管理/棚卸術棚卸表 | 在庫管理の基本

棚卸表とは

棚卸表とは在庫管理表の種類の一つで、棚卸の際に数量や金額などを一覧にして記入する表のこと指します。
棚卸表を作成することで棚卸の結果を文書に記録して残すことができるため、在庫の状態を知りたい際や発注の仕方を評価する際などに役立てることができます。
また、税法上、棚卸表の作成は青色申告をしている全ての法人に義務付けられています。
したがって、棚卸表を作成することは経営面および法律面の両方において非常に重要です。

棚卸表に記入する内容

実地棚卸と帳簿棚卸では棚卸表の記録の仕方が異なります。なぜなら、実地棚卸の際は在庫全てについて、帳簿棚卸の際は出し入れした在庫のみに関しての記録を行うからです。
しかし、実地棚卸にしろ帳簿棚卸にしろ、棚卸の際に記録すべき内容は主に下のようなものになります。

  • 棚卸の実施日
  • 商品名
  • 残数/出し入れした個数(実地/帳簿棚卸)
  • 残った在庫の総額/出し入れした在庫の金額(実地/帳簿棚卸)

企業の財務と棚卸表の利用

企業経営を円滑に進めるためには、財務の状況を把握し評価することが重要です。
財務状況を知るためには、「貸借対照表」「損益計算書」「キャッシュフロー計算書」と呼ばれる3つの財務諸表を見ることが有効となります。
これらの財務諸表を作成するためには、在庫に関する金額が棚卸表に正確に記録されていることが前提となります。

    ●「貸借対照表」
    ある時点における事業に資金について示したもの。
    企業が事業の資金をどのように調達し、どのようなかたちで保有しているかがわかる。

    左側:資金をどのように利用したか
    (例)何かを購入、現金のまま保有 など
    現金化しやすいものは「流動資産」、しにくいものは「固定資産」として記載される

    右側:資金をどのように調達したか
    (例)銀行などからの借り入れ、株主から集めた資本、事業利益 など
    のちに返済する必要がある資産は「負債」、返す必要がない企業そのものの資産は「純資産」として記載される

    貸借対照表では左右の値(金額)が等しくなることから、通称「バランスシート(B/S)」とも呼ばれる。

在庫を表す「棚卸資産」は流動資金の項目に含まれ、在庫管理を進めることでこの流動資産を減らすことができます。

    ●損益計算書
    一定期間に企業がどのようにお金を使いどのように利益を上げたかを表したもの。

    売上総利益=売上高-売上原価
    売上純利益=売上総利益-*販管費

    *販管費:販売費および一般管理費
    在庫を移動するためのトラックの費用、在庫を保管するための倉庫の費用、スタッフや管理者の人件費などの経費のこと

在庫管理にかかる費用は販管費に含まれ、不要な在庫を減らすことで販管費を減らし、売上純利益を増やすことができます。

    ●キャッシュフロー計算書
    一定期間の企業の現金(=キャッシュ)の出入り(流れ=フロー)を表したもの。
    全体のキャッシュフローは、「営業活動」「投資活動」「財務活動」など複数の活動によるキャッシュフローに分けられる。
    キャッシュフロー計算書の作成は上場企業の義務である。

在庫に関わる金額は「棚卸資産の増減額」に含まれ、在庫の仕入れに要する金額はマイナスとして計上されるため、在庫の仕入れ額を減らすことで「棚卸資産の増減額」をプラスにし、キャッシュフローを増やすことができます。

棚卸とは

棚卸とは、在庫の数量を数えてその分の金額を算出し、会社の利益や損失を出すために行う活動です。
在庫としては、倉庫や店舗で管理している資材(商品・製品・仕掛品・原材料・消耗品など)の全てを含みます。そのため、棚卸の際にはこれらの数量や金額を種類ごとにまとめる必要があります。

棚卸表の作成の仕方 – 実地棚卸と帳簿棚卸 –

実地棚卸とは実際に保管してある商品と個数を数え棚卸表に記載して、数を集計後にそれぞれの商品の仕入れ単価と数を掛け合わせて 集計表としてまとめる行為になります。仕入れた商品が全体としてどのくらいの金額が余っているかを算出します。

実地棚卸は管理している資材や商品の点数が多い場合(数百〜)は、時間や人的コストがかかり過ぎてしまうため 業務内容に影響が及びますし、非常に非効率です。

対策として普段から、資材の 入出庫管理をして、記録・管理しておくことで、このような煩雑な作業を無くすことが可能です。

この記録表を使って棚卸表を作成することを帳簿棚卸と言います。

帳簿棚卸は普段の在庫管理が非常重要なため、在庫管理の基本を学んだ上で ベーシックな手書きの表からエクセルを使った運用、在庫管理システムの導入などを検討する必要があります。帳簿棚卸で数がずれてしまっていると、損益計算書が正確でなくなり最悪の場合、黒字だと思っていたものが赤字になってしまうこともあります。

帳簿棚卸のメリット・デメリット

帳簿棚卸を行うメリットとデメリットを簡単にまとめました。

  • 在庫状態が正確に把握できるので在庫過多による赤字などのリスクを知ることができる
  • 実地棚卸と比較してまとまった時間が必要なく、人的リソースとコストを抑えられる
  • 盗難や劣化した廃棄商品などが実際にあった場合や、帳簿上と実数にずれが生じる
  • 手書きの表などを利用している場合、記入ミスや数字の判読ミスなどで帳簿とのずれが生じます

扱う商材の数が多い場合は、費用対効果を加味しながら在庫管理のシステム導入を検討すると良いでしょう。

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