在庫管理/棚卸術在庫管理表で入出庫管理 I 在庫管理の基本 

在庫管理表とは

在庫管理表とは、入庫した数と出庫の数の差から理論在庫を把握するための表のことです。

日付・入庫数・出庫数・担当者・保管場所などの項目を記入して作成します。 (※在庫管理表を作成する前に先ずは基本である整理・整頓(5S)についてまとめてありますので こちら をご覧いただくのもおすすめです。)

在庫管理表を作成する時に一番重要なポイントとしては、資材の種類と数を正確に 把握しておくことになります。「何の資材」が「いくつあるのか」を把握していないと棚卸の際に実在庫を全てカウントし直しすることになり 非常に手間がかかってしまうからです。在庫管理表は理論在庫ですので、普段から入庫数と出庫数を正確にカウントしておく必要があります。

在庫管理表は手書きで作成する表でシンプルなもの、エクセルで表を作成して印刷して手書きで管理する方法や、データ入力だけで管理する方法、バーコードリーダーとシステムを利用するもの、RFIDなどを利用して管理するクラウドシステムと連携して使うもの、重量ベースで自動的に管理できるもの(スマートマットまで様々な種類があります。

※主な種類についての記事はこちらになります

システム以外の在庫管理表を用いるメリット

根気ときっちりと在庫管理する習慣、人手があれば、パソコン等を使わない手書きでの在庫管理も可能です。 エクセルのテンプレートもweb上に公開されているものが多数あるため気軽にダウンロードして利用することができます。

アナログな在庫管理表を使う問題点

在庫管理表をエクセルや手書きで管理するとデータの記入ミスやエクセルなどへのデータ転記ミスが起こる可能性があります。 また、在庫の種類や数が多いと入出庫の度に非常に記録の作業に時間がかかってしまいます。

また、クラウドツールなどを利用しない場合、在庫量が一目でわかるようにしたり リアルタイムで在庫量を把握できるようにするのも困難です。このように人要因のミスが非常に起こりやすくなるのと非常に属人化しやすいため、担当者が辞めてしまったり部署が移動になると、非常に苦労するケースが出てきます。

在庫量を計算する際は、基本的なエクセルの使い方や関数を理解している必要もあります。複雑な表を作成すると計算が間違っていても気づかずに運用してしまい少しのミスで在庫が狂ってきてしまう懸念もあります。

在庫を目視で毎回確認する方法だと以下のような懸念もあります。

例えば、冷蔵庫の中にあるもの、ラックに入っている日用品、棚に鍵が掛かっているものなどを 管理する場合などは毎回確認する時間と手間がかかり、在庫のカウント見逃しなどのケアレスミスも起こりやすくなります。

表をエクセルで管理する場合は、作成者以外もエクセルの知識が必要になるため 作った本人しか分からないような状態になることも多々あります。 先ずは資材管理のルールを決めた上で5S※を意識してから表を作成することが大切なポイントとなります

在庫管理表を作成する上での注意点

注意すべき点は以下となります。

  • 在庫管理のルールを決めて守ること(5sが基本になります)
  • 在庫管理表の作成者以外でも修正できるような、わかるものにする(担当者不在の場合、業務が止まるため)
  • 何(品目)がいくつ(数量)あるかだけは最低限わかる状態にしておくこと
  • 在庫の保管場所を決めて明確にしておくこと
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