在庫管理/棚卸術在庫管理表で入出庫管理 I 在庫管理の基本 

在庫管理表とは

在庫管理表とは、入庫した数と出庫の数の差から理論在庫を把握するための表のことです。

在庫管理をする上では必須となる表です。 棚卸表としても利用するため非常に重要なものとなります。

基本的には、日付、品目、在庫数(入庫数-出庫数)、担当者、保管場所などの項目を記入して作成します。 特に品目と在庫数は重要な項目となります。

ただ在庫管理表は、在庫管理の基本ができていないと運用できないものとなりますので 事前に在庫管理の基本的なことが抑えられているかご確認ください。

在庫管理表作成のポイント

在庫管理表を作成する時に一番重要なポイントとしては、資材の種類と数を正確に 把握しておくことになります。「何の資材」が「いくつあるのか」を把握していないと棚卸の際に実在庫を全てカウントし直しすることになり 非常に手間がかかってしまうからです。

在庫管理表は理論在庫ですので、普段から入庫数と出庫数を正確にカウントしておく必要があります。

在庫管理表の種類

目的は在庫にズレがないように適正に管理することですが方法としては色々あります。
※主な種類についての記事はこちらになります

システム以外の在庫管理表を用いるメリット

在庫管理の基本ができていることが条件となりますが、手書きやエクセルだけなどコストをほぼかけずに在庫管理が可能です。

また、エクセルのテンプレートもweb上に公開されているものが多数あるため気軽にダウンロードして利用することができます。

在庫管理表をアナログな手法で作成する際に注意すること

在庫管理表をエクセルや手書きで作成するとデータの記入ミスやエクセルなどへのデータ転記ミスが起こる可能性があります。 1度記入ミスなどでデータがずれてしまうと、棚卸のたびにどこがずれているのか確認する必要があり1日仕事になってしまいます。

在庫の種類や数が多い場合は入出庫の度に記録に非常に時間がかかってしまいます。

在庫の一括確認やリアルタイムでの在庫の確認も困難です。

このように人が原因のミスが非常に起こりやすくなるのと非常に属人化しやすいため、担当者が辞めてしまったり 部署が移動になると、苦労するケースが出てきます。

在庫量を計算する際は、基本的なエクセルの使い方や関数を理解している必要もあります。 複雑な表や多くのタブを内包したエクセルシートなどで作成してしまうと関数が間違っていても 気づかずに運用してしまい少しのミスで在庫が狂ってきてしまう懸念もあります。

在庫を目視で毎回確認する方法ですと以下のような懸念もあります。

例えば、冷蔵庫の中にあるもの、ラックに入っている日用品、棚に鍵が掛かっているものなどを 管理する場合などは毎回確認する時間と手間がかかり、在庫のカウント見逃しなどのケアレスミスも起こりやすくなります。

表をエクセルで管理する場合は、作成者以外もエクセルの知識が必要になるため 作った本人しか分からないような状態になることも多々あります。 先ずは資材管理のルールを決めた上で5S※を意識してから表を作成することが大切なポイントとなります。

人手だけの管理には限界があるため、在庫管理システムの導入を検討いただいた方が かえってコストがかからない結果になるかもしれません。

現在は安価で簡単に導入できる在庫管理システムが存在するため 自社の運用に合わせて検討いただく方がいいかもしれません。

在庫管理表を作成する上での注意点

注意すべき点は以下となります。

  • 在庫管理のルールを決めて守ること(5sが基本になります)
  • 在庫管理表の作成者以外でも修正できるような、わかるものにする(担当者不在の場合、業務が止まるため)
  • 何(品目)がいくつ(数量)あるかだけは最低限わかる状態にしておくこと
  • 在庫の保管場所を決めて明確にしておくこと
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