在庫管理/棚卸術在庫管理表 I 在庫管理の基本 

在庫管理表とは、在庫管理の際に必要な要素を記録するための表のことです。在庫管理を効率的に成功させるための、在庫管理表の作成・利用方法を紹介します。

在庫管理表とは

在庫管理表とは、在庫管理の際に必要な要素を記録し計算するための表のことです。 在庫の数量や種類が企業の売上に直結するだけでなく、残った在庫は資産として計上されるため、在庫をしっかりと管理することは企業の経営で非常に重要です。

在庫管理表の種類はとても豊富で、棚卸表入出庫管理表などがあります。

ここからは、在庫管理表を利用する目的と、記入すべき内容や気をつけること、そして在庫管理を効率的に行う方法について説明していきます。

在庫管理表を利用する目的とは?

そもそも在庫管理の目的とはなんでしょうか?

ざっくり言うと、

  • 適正な在庫を持ってお客様に商品をきちんと提供できるようにすること
  • その上で在庫の無駄を無くして利益を最大化すること

の2点に分けられます。
つまり、在庫管理はお客様と企業の経営の両方のためのものなのです。

在庫管理には、「1. 現状の在庫を正しく把握する」「2. 理想的な在庫の状態を考える」「3. 適正な個数を適正なタイミングで発注する」という3つの段階があります。 この1の段階で在庫管理表を記入し、2と3の段階で在庫管理表を使って計算をすることになります。

在庫管理表の作成で気をつける必須4項目!

「1. 現状の在庫を正しく把握する」の段階では、在庫管理表を記入する際にどんなことを考えれば良いのでしょうか?

  • 必要な項目を抜けモレなく記録しておくこと
  • 在庫管理にかけるコスト(人、時間、お金、手間)をできるだけ減らすこと
  • 在庫処理を行う際には、毎回必ず在庫管理表に記入すること
  • 在庫管理表を使う全員が理解できる、共通の記入ルールにのっとって記入すること

それぞれについて少し詳しく見てみましょう。

必要な項目を抜けモレなく記録しておくこと

以下の7つの項目を含めるようにしましょう。

  • 処理日 *入庫や出庫などの処理を行った日にちを記録
  • 品目
  • 入庫数
  • 出庫数
  • 現在庫数
  • 場所
  • 状態 *良品と不良品を分ける

在庫管理にかけるコスト(人、時間、お金、手間)をできるだけ減らすこと

在庫が整っていて、どこに何があるのかわかる状態になっていることが必須です。
まずは、在庫管理の基本について以下のことを確認してみてください!

在庫処理を行う際には、毎回必ず在庫管理表に記入すること

記入しやすい場所に在庫管理表を置く、記入してあるかを何時間かごとに確認するなど して、記入し忘れることがないようにしましょう。

在庫管理表を使う全員が理解できる、共通の記入ルールにのっとって記入すること

全員が理解できないような複雑なルールをやめ、単純なルールをしっかりと全員に周知するようにしましょう。

「1. 現状の在庫を正しく把握する」で大事なこれらの4項目を守って正しく在庫管理表を記入できるよう にしましょう。
ここまでについておさらいしておきます。

  • 在庫管理表は「適正な在庫を持ちお客様に商品を提供すること」「在庫の無駄を無くして利益を最大化すること」を在庫管理で達成するために用いる表
  • 在庫管理表の作成者以外でも修正できるような、わかるものにする(担当者不在の場合、業務が止まるため)
  • 何(品目)がいくつ(数量)あるかだけは最低限わかる状態にしておくこと
  • 在庫の保管場所を決めて明確にしておくこと

効率的な在庫管理表の利用法とは?

ここまでは在庫管理表の記入(現状の在庫を正しく把握)について見てきました。 さて次は、作成した在庫管理表を利用して理想的な在庫を予測し発注するという段階なのですが…

在庫管理表の作成から発注までを一気通貫でできれば楽ではないでしょうか。 在庫管理表は手書きで作成するようなアナログな方法だけでなく、データをパソコン上で 管理できるようなシステムがたくさんあります。また記入したデータを自動で計算しておけるサービスなども多数あります。

  • 計算を自動化できるシステム
  • エクセルで作成した表にデバイス上でデータ入力
  • 記入の手間が少なく、計算を自動化できるシステム
  • バーコードリーダー(ハンディターミナル)
  • RFIDを利用してクラウドシステムと連携
  • 専用アプリを利用しスマートフォン上でデータ入力

そんな便利なシステムの中でも、在庫管理を個数の把握から計算、発注まで全て自動化できるものが smart mat です。

最新のIoT機器 スマートマット

スマートマットは在庫管理専用の体重計で実地棚卸を容易にしつつ重量ベースで在庫管理ができます。
以下にメリットをまとめました。

  • ハードとクラウドソフトがセットになっており簡単に始められる
  • 在庫をリアルタイムに把握することができ、icタグ貼りやバーコードの読み取りなどの面倒な作業が不要
  • 在庫が減ったら自動で発注する機能やアラート機能があり発注漏れや資材の盗難対策、リソースの確保など多大な面でメリットあり
  • マット1枚あたり月498円〜と非常に安価な値段で始められる
  • 在庫数量など、在庫管理・発注に必要なデータをクラウドで管理でき、リモートワークの場合でもデータにアクセスできる!
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