事例お客様先の廃棄書類をジャストタイミングで回収可能に|株式会社山崎文栄堂

オフィスIoT/スマートオフィス 省人化・業務負担軽減

お客様先の廃棄書類をジャストタイミングで回収可能に|株式会社山崎文栄堂

山崎文栄堂は、オフィス用品通販アスクル(東京西エリアトップ販売店)及びソロエルアリーナ事業に加え、 名刺デザインサポートや溶解処理サポート事業、オフィス環境サポート事業を手掛けています。 今回はスマートマット導入についてエコサポート事業部 玉林様にお話を伺いました。
貴社の在庫管理・棚卸・発注業務における課題について教えてください

玉林様:

弊社はオフィス用品通販アスクルの代理店として多角的に事業を展開しています。 事業の一つとして「エコポイット」という機密文章の廃棄サービスを展開しています。

導入いただいているユーザー様からの満足度は高いのですが 以下の声をいただいており課題に感じておりました。

  • いつ回収の依頼をかけてよいかわからない
  • 知らない間、気付かない間に満タンになっている
  • いちいちボックスの中身を確認するのが分からない
  • 定期回収を依頼していたが、コスト高になっている可能性あり
  • いつ回収に来るのかと社内で聞かれることがあり煩わしい
  • どれぐらいの頻度で満タンになるのかが、誰も把握していない
  • 回収の依頼を掛けるのが面倒くさい

溜まった廃棄書類の回収は必ず2ヵ月に1回は行うことになっています。 満タン量を遠隔から把握出来ないので、都度電話で残量を確認していました。

ボックスの残量確認のコミュニケーションコストが サービスの不満点であることがわかっていたため 負を無くすことで便利なサービスにして他社との差別化をも図りたいと思っていました。

スマートマットを知ったきっかけを教えてください

玉林様:

アスクル様経由でコピー用紙の自動配送サービスを教えていただきました。 また、重量や高さで回収ボックスの中身を検知するソリューションを社内で検討していました。

導入の決め手はなんでしょうか?

玉林様:

まず、回収ボックス内に丁度設置できるサイズ感で導入のイメージが湧きやすかったことです。

また、ボックス内の書類の重さに対して閾値を設定し検知アラートを飛ばす設定が 柔軟かつ簡単にできたので魅力的でした。

一度設定しておけば、回収ボックスの状況が可視化されますし、電話する手間がなくなるため 導入しようと思いました。

API連携も出来るので、今後のサービスの幅も広がりますし シンプルなサービスなので、お客様側での負担が少ない点もいいですね。 (回収作業の完全自動化も考えています)

設定画面

具体的にどのように運用されていますか

玉林様:

設定した閾値を上回った段階でメール通知が来ますので、溜まった頻度を確認しつつ回収指示を出しています。

その次にスマートマットクラウド(付属のクラウドソフト)の重量変動グラフ機能を活用して機密文書の回収頻度を確認しています。 自社の回収スパンをデータとして可視化して確認しています。

データ

費用対効果を考えると、スマートマットを導入した方が 従来の定期回収に比べてコストダウンが実現可能だと思っています。

導入効果はいかがでしたか?

玉林様:

まず、定期回収でなくとも溜まった都度に通知が来るので、回収コストの最適化を実現 できています。

具体的には、ボックスの回収確認業務を行なっている総務部の人数は総じて少ない為 ルーティーン業務を自動化できたことで生産性が上がりました。

導入先クライアントからも「わざわざボックスの中身を見に行かなくて良くなった」 という声をいただいています。特にオフィス内に回収ボックスが複数ある場合には面倒な作業が無くなったと 実感いただいていると思います。

    株式会社山崎文栄堂 | スマートマット導入の概要

    導入目的

  • エコポイットの回収ボックス内の書類の可視化、検知
  • 設置場所

  • エンドユーザー様 (エコポイットのボックス内)
  • 管理商材

  • エコポイット(機密文書廃棄ボックス)内の廃棄機密書類
  • スマートマット導入の決め手

  • 最適なサイズ感、費用対効果の高さと社内オペレーションコストの 削減が可能だったため
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